Seizoenspersoneel inhuren voor je webwinkel: waar moet je op letten

De dozen staan al wat hoger opgestapeld dan normaal, de mailbox van de klantenservice loopt voller, en de eigenaar van de webwinkel merkt voor het eerst dit jaar dat twee handen simpelweg niet genoeg zijn. Dat moment komt bij de meeste webwinkels ergens in november, net wanneer Black Friday en de feestdagen samenvallen met de laatste drukke weken van het jaar. Wie dan pas begint met zoeken naar extra hulp, is eigenlijk al te laat.

Begin eerder dan logisch voelt

Seizoenspersoneel inwerken kost tijd, ook als het om werk gaat dat op papier simpel oogt, zoals orders inpakken of binnenkomende vragen beantwoorden. Iemand die voor het eerst in het systeem moet zoeken welke maat nog op voorraad is, doet daar in het begin een stuk langer over dan een vaste medewerker. Reken dus niet alleen de drukke weken zelf, maar ook een inwerkperiode van minstens een paar dagen vooraf. Wie pas in de week van Black Friday zelf iemand aanneemt, zet die persoon eigenlijk meteen in het diepe, op het moment dat er geen ruimte meer is om fouten te herstellen.

Een goede briefing bespaart achteraf tijd

Een nieuwe collega weet niet vanzelf hoe de webwinkel met klanten praat, welke toon gebruikelijk is in een e-mail, of hoe er wordt omgegaan met een net gemiste levertijd. Schrijf dat niet alleen op, maar laat iemand ook een paar echte voorbeelden van eerdere klantcontacten meelezen. Dat voorkomt dat een tijdelijke kracht uit onzekerheid ineens heel formeel en afstandelijk gaat communiceren, terwijl de webwinkel normaal juist een persoonlijke toon hanteert. Diezelfde logica geldt voor het magazijn: laat nieuwe mensen een paar bestellingen meelopen voordat ze zelfstandig aan de slag gaan, in plaats van ze meteen op een lange lijst met pakketten te zetten.

Verdeel het werk naar wat iemand al kan

Niet elke tijdelijke kracht hoeft precies hetzelfde te doen. Iemand die secuur en rustig werkt, past beter bij het verpakken van kwetsbare producten dan bij een telefoon die de hele dag overgaat. Iemand die juist goed kan schakelen tussen taken, is eerder op zijn plek bij de klantenservice op een drukke dag. Door bij de intake al te vragen naar eerdere werkervaring, al is het maar een zomerbaantje in een winkel, landt het werk sneller op de juiste plek. Dat werkt prettiger voor de tijdelijke medewerker zelf, en voorkomt dat er halverwege de drukte nog geschoven moet worden met taken.

Bewaar wat werkte voor volgend jaar

Na de laatste bestelling van december is de verleiding groot om de hele periode snel af te sluiten en door te gaan met de rest van het jaar. Toch loont het om een paar aantekeningen te maken zolang alles nog vers is: wie meteen overweg kon met het systeem, welke instructie steeds opnieuw moest worden uitgelegd, en hoeveel mensen er eigenlijk nodig waren in de drukste week. Een webwinkel die deze winter voor het eerst met tijdelijke hulp werkt, hoeft volgend jaar niet opnieuw bij nul te beginnen als die ervaring ergens wordt vastgelegd, al is het maar in een kort document op de gedeelde schijf.