Voorraadbeheer in je webwinkel: zo voorkom je misgelopen verkopen

Een klant rondt de bestelling af, krijgt een bevestiging, en een dag later volgt het bericht dat het artikel toch niet op voorraad is. Weinig dingen breken het vertrouwen in een webwinkel zo snel. Toch gebeurt het voortdurend, bij kleine zelfstandigen net zo goed als bij grotere spelers. De oorzaak zit zelden bij onwil. Vaker klopt de voorraadadministratie simpelweg niet meer met wat er in het magazijn ligt.

Eén waarheid, ook bij verkoop via meerdere kanalen

Veel webwinkeliers verkopen inmiddels via meerdere kanalen tegelijk: de eigen site, een marktplaats als bol of Amazon, misschien ook nog een fysieke winkel. Zonder koppeling tussen die kanalen telt de voorraad in elk systeem apart, en dat gaat vroeg of laat mis. Iemand bestelt via de webshop terwijl hetzelfde artikel tien minuten eerder al op de marktplaats is verkocht. Een centraal voorraadsysteem, of op zijn minst een vaste routine om alle kanalen handmatig bij te werken, voorkomt dat dubbele verkopen ontstaan. Hoe meer kanalen erbij komen, hoe belangrijker die ene bron van waarheid wordt.

Buffer inbouwen zonder geld vast te zetten

Een kleine veiligheidsmarge tussen de werkelijke voorraad en wat er online als beschikbaar wordt getoond, vangt veel problemen op. Denk aan producten die beschadigd blijken bij het inpakken, of een telfout die pas bij het opnieuw tellen van de voorraad aan het licht komt. Tegelijk wil niemand onnodig veel kapitaal laten liggen in een magazijn vol voorraad die traag verkoopt. Daarom loont het om per artikel te kijken naar het bestelmoment, rekening houdend met de levertijd van de leverancier, zodat de voorraad nooit helemaal op nul komt te staan voordat de nieuwe lading binnen is.

Seizoenspieken vragen om een andere aanpak

Rond de feestdagen of tijdens een actieperiode verschuift het verkooppatroon ineens, en een voorraadsysteem dat is ingesteld op een rustige maand loopt dan al snel achter de feiten aan. Wie dat ziet aankomen, bestelt op tijd extra bij en past de drempelwaarden voor bijbestellen tijdelijk aan. Net zo belangrijk is het om na afloop weer terug te schakelen, anders blijft er onnodig veel voorraad liggen zodra de piek voorbij is. Een vaste blik op de verkoopcijfers van vorig jaar helpt daarbij, al is dat natuurlijk geen garantie voor dit jaar.

Vaste controles voorkomen verrassingen

Veel van de problemen rond voorraad ontstaan niet door een groot systeemprobleem, maar door kleine afwijkingen die zich opstapelen. Een artikel dat verkeerd wordt teruggelegd na een retour, een levering die anders is dan de pakbon vermeldt, een product dat wordt weggegooid wegens schade zonder dat de voorraad wordt bijgewerkt. Een vaste steekproef, bijvoorbeeld wekelijks een paar artikelen handmatig natellen en vergelijken met het systeem, haalt dat soort afwijkingen er vroeg uit. Wie voorraadbeheer op die manier als gewoonte inricht, merkt uiteindelijk vooral dat er minder brandjes te blussen zijn, en dat scheelt tijd die net zo goed in klanten gestoken kan worden.