Je webwinkel voorbereiden op de drukte van sinterklaas en kerst

Half oktober lijkt vroeg om aan sinterklaas en kerst te denken, maar wie een webwinkel runt weet beter. De drukste weken van het jaar liggen nog voor de deur, en wie nu niets regelt, staat begin december ineens met de handen in het haar. Een webwinkelier die vorig jaar te laat voorraad bijbestelde, vertelde me dat ze in de laatste week voor pakjesavond letterlijk klanten moest afbellen omdat een artikel uitverkocht raakte. Dat soort scenario’s zijn met een beetje planning goed te voorkomen.

Begin bij de voorraad, niet bij de marketing

Veel webwinkeliers stoten pas in november het bestelproces bij leveranciers aan, terwijl juist dan de wachttijden oplopen. Bepaal nu alvast welke producten naar verwachting het hardst gaan lopen en bestel die met wat marge erbovenop. Houd er rekening mee dat sommige leveranciers, zeker die uit het buitenland, in de weken voor kerst zelf ook overvol zitten en langere levertijden hanteren. Een telefoontje of mail nu is goedkoper dan een lege voorraadpagina in de laatste decemberweek.

Communiceer de laatste besteldag helder

Niets zo vervelend als een cadeau dat na 25 december binnenkomt. Zet daarom ruim voor sinterklaas en kerst een duidelijke datum op de site waarop klanten uiterlijk moeten bestellen om op tijd bezorgd te krijgen, en herhaal die melding naarmate de deadline dichterbij komt. Houd in die planning ook rekening met je eigen verwerkingstijd en met de bezorger: pakketdiensten draaien in december op hun piekcapaciteit, en vertraging van een dag is in die weken eerder regel dan uitzondering. Wees daar eerlijk over, een klant die vooraf weet waar die aan toe is, klaagt achteraf minder snel.

Zorg dat je klantenservice de drukte aankan

Vragen over bezorgstatus, cadeauverpakking en ruilen stapelen zich in december razendsnel op. Bekijk nu al of je team dat volume aankan, of dat je tijdelijk extra hulp nodig hebt, al is het maar voor een paar uur per dag. Een veelgestelde vragen pagina die specifiek op de feestdagen is toegespitst, scheelt veel herhaalwerk, en een automatische ontvangstbevestiging met een realistische levertijd voorkomt een flink deel van de ongeruste mailtjes. Wie dat nu instelt, hoeft het in de hectiek van december niet meer te bedenken.

Test de website voordat de drukte begint

Een webwinkel die het hele jaar soepel draait, kan bij een piek in bezoekers alsnog vastlopen. Controleer daarom tijdig of de site en het betaalproces een hogere bezoekersstroom aankunnen, en test zelf het hele bestelproces van begin tot eind, inclusief op een telefoon. Denk ook aan praktische extra’s die in deze periode goed werken, zoals een optie voor cadeauverpakking of een persoonlijk kaartje. Klein in uitvoering, maar het is precies het soort detail waarmee een webwinkel zich in de decembermaand onderscheidt van de rest. Wie deze punten nu op een rijtje zet, hoeft in de laatste weken van het jaar alleen nog te bestellen, verpakken en verzenden, zonder paniek.